一、总则
第一条 为提高机关档案工作管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和《山西省档案管理条例》有关规定，特制定本办法。
第二条 机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
第三条 对机关形成的文书、资料、声像、荣誉、设备等档案实行集中统一管理，确保档案的齐全完整安全，严守档案机密，积极为机关各项工作服务。
二、档案工作及职责
第四条 市政协机关建立与档案管理工作相适应的档案工作，配备专职和兼职档案工作人员，并保持相对稳定。共工作职责主要是：
（一）档案工作人员必须执行党和国家有关档案工作的方针波策，努力钻研业务，不断提高档案的管理水平。
（二）负责统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案。
（三）指导各室、委的归档立卷工作。兼职档案管理人员要积极配合，做好档案管理工作。
（四）完成领导交办的有关档案工作的其他任务。
三、立卷归档
第五条 建立健全文书、资料档案的归档制度，凡市政协机关在工作中形成的具有查考、利用价值的文件、电报、电传、刊物、财会、设备仪器、荣誉实物、声像资料等，办理完结后均应立卷归档。
第六条 根据文书处理情况及文件种类、特点，采取分散与集中（即各室、委“分类整理”，市政协机关档案室“集中管理”）的方式立卷管理。
（一）上级各有关部门发给市政协的文件，市政协主席会议纪要，党组会议记录、秘书长会议记录、党总支会议记录，市政协领导班子民主生活会及内部会议材料，市政协、市政协办公室形成的文件和有关请示、报告等，由办公室立卷。
（二）由市政协办公室、研究室、各专门委员会承办，以市政协、市政协办公室名义召开的各类会议所形成的文书、声像材料，由承办部门立卷。
（三）全国政协、省政协领导来我市形成的重大活动材料，由具体承办部门立卷。
（四）机关重要文电办理、重大活动记录及形成的相关资料，大事记，组织沿革，会计凭证、账簿等，由办公室立卷。
（五）有关干部任免、考察、调动、定级、劳动工资，有关人员的奖励、处分，离退休、抚恤、死亡人员的材料，党员、干部年报统计等，由办公室立卷。
（六）市政协机关党组织、工会有关组织发展、关系介绍、党费、会费收缴，表彰先进党员、会员的决定等材料，由办公室立卷。
（七）市政协召开全委会议、常委会议形成的有关文书资料和声像资料由办公室、研究室立卷。
（八）各室、委工作、活动中形成的其他需要归档的材料，由各室、委立卷。
（九）在有关会议上形成的领导讲话稿底稿，要及时送交办公室与正式印件一起立卷。
四、档案保管
第七条 市政协机关档案室对市政协档案实行集中统一管理，配备必要的保管设施，保证核心档案完整与安全，做好档案的保管和利用工作。
第八条 建立档案的统计制度，对档案的收进移出、鉴定、销毁、保管、利用等基本情况进行统计，并按时向档案局报送档案工作基本情况统计表。
第九条 定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定时由机关鉴定小组审定监督，批准后，由档案员负责编写销毁清册和报告，报请领导批准后方可销毁。
第十条 销毁档案时，应按销毁规定，指定专人监督，并在销毁清册上签字，销毁清册应归档备查。
第十一条 档案室要做好防护措施。要定期检查档案保管的状况，发现问题及时解决，并向领导汇报。
第十二条 档案员调动工作时，离职前应在分管领导监督下办好交接手续，方可离开岗位。
五、档案的利用
第十三条 市政协机关档案室保存的市政协、市政协办公室档案，主要供市政协、市政协办公室领导决策及工作人员办公查阅利用。
第十四条 查阅档案原则上要在档案室进行。外单位查阅须持单位介绍信，写明查档目的、内容和方式（借阅、摘抄或复印），并严格履行审批、登记手续。借出时要根据具体情况明确归还时限。
第十五条 查阅或借阅市政协主席会议纪要、有关会议记录须经秘书长批准；查阅或借阅提案档案须经提案委员会或办公室分管领导批准；摘抄或复印档案须经办公室分管领导批准；对所阅档案内容要绝对保密。
六、档案的移交
第十六条 认真做好机关档案进馆前的登记、档案明细、目录报送及相关事项的工作。
第十七条 机关档案室保存的档案按规定在保存十年后，定期向市档案馆移交。
第十八条 本办法自公布之日起施行。