第一章 总则
第一条 为促进市政协机关公文处理规范化、制度化和科学化，提高公文质量和工作效率，依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发（2012）14号）文件规定，结合市政协工作实际，制定本规定。
第二条 政协机关公文，是政协机关指导工作、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 市政协办公室主管机关公文处理工作。机关工作人员，要加强学习，严格要求，作风严谨，遵守规则，认真负责地处理公文，不断提高公文处理的能力和水平。
第二章 公文种类
第六条 政协机关常用公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项或重大问题作出决策和部
署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销不适当的决定事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免干部等。
（五）通报。适用于传达重要精神，交流重要情况，表彰先进，批评错误。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映调研、视察等情况，提出意见、建议，答复上级机关的询问。
（七）请示。适用于向上级机关、领导请求指示、批准。
（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。
（九）建议案。适用于市政协全体会议、常务委员会或主席会议审议通过，向同级党委、政府及人大常委会提出的重要建议事项。
（十）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。
（十二）规定。适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范（包含工作简则、工作规则、条例、办法、制度等）。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）版头
1.份号。密级文件应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。在发文机关标志下空二行位置，用3号仿宋体于分割线智商居中排布；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
（二）主体
1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。在正文（或附件说明）下空二行，居右排，字体号与正文相同。联合发文时，应当先排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
6.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。居右排在发文机关署名下面，字体号与正文相同，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
7.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。加盖公章的公文，成文日期一般右空四字编排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；不加盖公章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期；不加盖公章时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
8.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
9.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（三）版记
1.版记中的分隔线。与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送机关。除主送机关需要知晓公文内容的其他机关；应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
3.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
4.页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
第八条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第九条 公文用纸幅面采用GB/T148中规定的A4型纸（幅面尺寸为：210mm×297mm，页边距设置：上37mm、下35mm，左28mm、右26mm），左侧装订。文字从左至右横写、横排，一般每面排22行，每行排28个字。特定情况可作适当调整。
第十条 市政协机关公文版头主要形式和发文字号。
（一）阳协发
阳协发文件。版头是《中国人民政治协商会议山西省阳泉市委员会文件》，字号为：“阳协发〔20**〕**号”。
（二）阳协党组发
阳协党组发文件。版头是《中共政协阳泉市委员会党组文件》，字号为：“阳协党〔20**〕**号”。
（三）阳协机关党组发
阳协机关党组发文件。版头是《中共政协阳泉市委员会机关党组文件》，字号为：“阳协机党〔20**〕**号”。
（四）阳协办发
阳协办发文件。版头是《中国人民政治协商会议山西省阳泉市委员会办公室》，字号为：“阳协办〔20**〕**号”。
（五）会议纪要
用于记载政协党组会议、主席会议、机关党组会议、秘书长会议等主要情况和决定事项。发文编号为：〔20**〕**次。
第四章 发送范围
第十一条 决议、决定应根据内容及需要告知和执行的范围进行发送。
第十二条 建议案、提案不需要下发，会议确定之后，报送市委或交市政府有关部门办理。
第十三条 请示、报告、批复一般不下发，只报送有关部门，批复只发到涉及的单位和部门。
第十四条 对于日常工作类公文，如通知、请示、会议纪要、函等公文，根据具体内容的需要和应告知办理的单位及个人，予以发送、上报。
第十五条 通知的发送，应根据通知事项的具体内容和要求，按照通知的范围发送。
第五章 行文规则
第十六条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十八条 对上行文，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
第十九条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”不得夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得一致意见后上报。
第二十条 无隶属关系的机关之间一般用函行文。
第二十一条 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
第二十二条 市政协研究室、各专门委员会不得对外正式行文。
第六章 公文拟制
第二十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第二十四条 公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提意见建议切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。
（四）文种正确，格式规范。
（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（六）市政协秘书长应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十五条 公文的签发按领导职责分工进行，一般为：
（一）以政协阳泉市委员会名义发出的公文由主席或主席委托副主席、秘书长签发。
（二）以中共政协阳泉市委员会党组名义发出的公文由党组书记签发。
（三）以中共政协阳泉市委员会机关党组名义发出的公文由机关党组书记签发。
（四）以政协阳泉市委员会办公室名义发出的公文由秘书长签发。
（五）主席会议纪要由主席委托秘书长签发。党组会议纪要由党组书记签发。机关党组会议纪要由机关党组书记签发。秘书长会议纪要由秘书长签发。
第二十六条 各部门负责人审核文稿。领导签发公文应使用钢笔或中性笔，签署明确意见，并注明姓名和时间。
第二十七条 公文不得越级呈签，如遇紧急事项必须越级呈签的，事后要及时向有关领导报告。
第七章 公文办理
第二十八条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十九条 收文办理包括公文的签收、登记、分办、拟办、传阅、承办和催办等程序。收到公文后办公室应当签收、登记。文件按程序传阅，紧急公文要注明签收的时间。领导批示的公文由承办单位办理。承办部门应及时办理，不得延误、漏办。紧急或重要公文应当及时办理并向有关负责人报告办理情况。
第三十条 发文应由承办人对文种的使用、格式、行文关系、签发范围等复核无误后，在办公室进行统一编号、登记，并送有关领导签发。承办人负责送印、分发，并将正式文件3份和签发稿件一并交办公室存档。
第三十一条 公文办理程序
（一）外来公文办理
公文签收后由分管领导提出拟办意见或传阅范围。办公室要及时按照秘书长的拟办意见和传阅范围进行办理和传阅。公文办理完毕后全部交办公室归档。
（二）内部公文办理
1.市政协机关各室（委）拟制的公文由承办室（委）负责初审，提出拟办意见后报有关领导签发。如需要秘书长签报分管副主席、主席签发的公文，承办部门应逐级呈报并及时办理，公文办理完毕后交办公室登记、备案。
2.中共政协阳泉市委员会党组的公文，以及其他具有特殊保密要求的公文，可由呈办部门直接向有关领导呈送阅批和办理。
第三十二条 办公室应当根据有关档案管理规定，对公文进行及时收集、整理、归档。
第八章 公文管理
第三十三条 市政协机关建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。市政协机关公文由办公室统一管理。
第三十四条 市政协机关应当建立健全机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第三十五条 公文办理完毕后，由办公室按有关规定统一归档或清理、销毁，归档的公文应当按有关规定向档案部门移交。机关各室（委）应积极配合办公室公文归档工作，个人不得保存应当归档的公文。标有密级的公文不得丢失和漏销。
第三十六条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经秘书长批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，需经秘书长批准，并在市委文秘科报备。复制、汇编的机密公文视同原件管理。