政协机关在公务活动中形成和使用的文书资料，记载了政协的工作活动和实践经验，反映了政协历史真实面貌及各项工作的客观进程，具有重要的查证和参考价值。整理和保存机关文书材料，做好立卷归档工作，是机关工作的一项重要任务。

(一)立卷归档的范围

政协机关立：卷归档的范围是政协办公厅、研究室及各专委员会和其它机构在工作活动中形成的有保存价值的档案材料。其全宗应包括：

1、重要的会议材料，如政协全委会、常委会、主席会议的通知、讨论编组、议程、日程安排、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型材料、会议简报、会议纪录、录音带、录像带、照片等；

主席办公会议，秘书长联席会议、专门委员会会议的记录、纪要以及有关重要材料；

2、重大活动材料，如重要的调查、咨询、视察、考察和涉外活动形成的有关材料；大型经验交流会、横向联系活动有关材料；

3、上级发文与政协工作有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

4、政协对外正式发文及代上级机关拟制并被采用的重要文件定稿；

5、单位的请示和上级的批复；

6、政协的重要报告、总结、各种工作计划、统计报表以及与有关举位协商工作的来往信函文书；

7、提案及其处理材料；

8、政协机关党组、总支(支部)、团委(支部)、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报；

9、政协机关于部的任免文件材料以及关于职工奖励、处分的材料；

10、政协机关职工工资、福利方面的材料；

11、政协机关机构变动、启用印章材料；

12、政协的历史沿革、人事记、基础数字及各种编研成果；

13、政协机关会计档案材料、物资和社会会计凭证及其交接手续；

14、同级党委、政府和非隶属单位颁发的非政协主管业务但需要政协机关执行的条例、规定、通知等文件；

15、重要信访材料；

16、重要电报文稿。

(二)档案资料收集、管理

政协机关的档案、实行统一管理，以维护档案的完整与安全。

档案材料的管理

根据《档案法》的有关精神，政协机关设综合档案室，隶属办公室办公厅领导，统一负责档案的管理工作。专委会办公室设兼职档案工作人员，负责各专委会档案材料的日常收集、整理工作，定期向综合档案室移交。

档案资料的收集

1、日常文件资料的收集。按归档范围，把应归档的文件，随时收集。政协文件定稿后，首先由机要室统一登记、编号。在发出之前，由文印人员留出五份正本与底稿一起送机要室存档。机关的收文由机要员在承办完毕后及时清退归档，做到一月定期清理收集一次。

2、临时形成的文件材料的收集。临时重要问题，尤其是突发事件制发的文件材料，形成往往比较突然，可由文书工作人员事后委托文印人员及时将文件或资料送交档案室存档，送交时限不超过一个月。

3、重大活动或特殊活动材料的收集。由于这些活动规模大、时间长，并带有一定的局限性，有关领导应明确一位参与该活动的同志兼管资料的收集、整理，活动结束后，由承办人员移交档案室存档。

(三)立卷办法

立卷是把文件按一定的规律分类、组合、编目的过程。政协立卷的文件来自办公室、各委办和其它组成部分，一般有按形成时间组卷和会议文件立卷两种。按照本会实际情况，可按形成时间组卷。

1、一般情况下文件应放在其形成的那一年立卷。

2、文件形成的年度与文件内容所针对的年度不一致的，应以文件内容针对的年度为准。

3、某项工作跨年度，可在工作作务完成时再组卷。

4、临时机构活动形成的文件，可在其活动的主要年份组卷。

5、跨年度的请示与批复、来文与复文，不能分开立卷归档，要归在请示或批复的年度归档。

6、某些针对性较强的文件，如年度计划总结、统计、财务预算，决算等，放到文件内容针对的年度立卷归档。

7、总结与计划一般不在一起，如果互相交杂在一起时应放在内容为主的那年立卷归档。

8、某项工作或某次会议准备的材料，放在该项工作或该次会议举行的年度立卷归档。

9、转发或批复的文件，按政协机关发文时间立卷归档。

10、跨年度举行的会议资料，可放在会议主要举行的年度。

政协机关档案需要在立卷归档的一份以外，再立一个副卷，供机关使用。副卷最好和立卷相对应，以便查找。

(四)立卷

正式立卷之前要进行认真的检查。

1、保持归档文件的齐全与完整。

2、全部文件符合归档的范围，剔除重份文件和不符合归档的文件。

3、保持文件的历史联系。不符合本卷内容的要加以调整、转卷。

4、卷内文件的保存价值要尽量统一。

案卷标题

案卷标题的作用在于准确地揭示案卷的内容，为查找文件提供可资检索的渠道，因而案卷标题拟定要准确。

拟好文件标题，要熟悉、研究案卷的内容，掌握案卷的主要问题，之后把卷内的文件内容通过简洁的文字清楚地表达出来。

卷内文件排列

1、排列。组合在一个卷内的文件要系统排列，保持文件间的先后历史顺序。

2、卷内文件的编号。

卷内凡有文字的面就编号，统称面号，编号要细致、准确，避免错号、漏号、重号。在左侧钉卷的号码要编在每面的右上角，防止翻时磨损。

卷内目录

1、顺序号：一份文件一个号表明卷内文件的号数。

2、作者：写成文件的机关，部门、个人，全称过长的写简称，但一定要确切。

3、文件字号：文件原发文机关编制的文件字号。

4、文件日期：应填写文件落款的日期，如个别文件没有落款，可填写发文日期，文件日期应注明年、月、日。

5、文件内容：文件内容是卷内目录的主要组成部分，在文件的标题可以概括文件内容的时候，可以写文件标题，但若原文设有明确标题，要根据文件内容拟标题。

案卷封皮

封皮应填写：机关名称——填全称；案卷标题——应用毛笔书写，字迹要工整、清楚，字体要稍大一些，排列整齐；年度日期——只一年，可只填年度，跨年度的要注明起止日期；全宗号、目录号、案卷号归档后由档案室编排填写。

案卷装订：要拆除文件上的曲别针、大头针、订书针等全部金属物品，以防锈蚀。文件过小的或左边字迹很满的要用纸托上。文件纸张大小要整齐划一，大纸要折起来。装订时避免文件倒置、漏订。

案卷排列

一个年度内的案卷，在装订时要进行系列排列，使作者、问题等特征机关的案卷保持彼此间的联系。一般可按这样的顺序：综合性文件的案卷、重要会议案卷、上级机关来文卷，本机关重要文件卷、各部门业务文件卷、其它单位来文卷。

案卷目录

把本年度经过系统排列后确定了先后顺序的案卷逐一编号、登记、造册，就形成了本年度的案卷目录。

案卷目录可按年度、保管期限或机关内的部门分开编制。

(五)案卷保管

政协机关要根据本单位档案的数量，设置所需的专门档案库房和一定数量的保险柜，并做到七防，即防腐，防霉、防虫蛀、防火、防鼠咬、防盗、防尘、防日晒。

案卷在保管中，要注意经常进行检查，发现问题，及时采取有效措施。

(六)附则：有关提案立卷，会议档案立卷、照片资料立卷的具体要求

提案立卷

为了确保机关档案的完整和使用方便，应将提案整理加工，纳入档案综合管理。

提案档案立卷的范围是立案的全部提案和办理的有关情况资料。其方法是依提案顺序号排列立卷。

提案立卷时要把提案答复及办理情况集中存档；二是当年没有处理结果的要在有了处理结果的时候存档；三是同一问题的多份提案，可同处理结果及答复一起存档，备注说明。

会议档案

会议档案是国家档案的重要组成部分，也是政协机关重要档案之一，因此一定要把记录和反映政协机关经济业务的重要史料和证据立卷归档工作做好。

1、事理及保存。政协机关所形成的会计档案，应由财务会计按归档的要求整理立卷，当年的会计档案，在会计年度终结后，可在会计室保管二年，期满之后，由会计室编制案卷目录，一式三份，会计室留一份，其余两份，同档案一并交档案室。

2、立卷范围。立卷范围包括会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算专业材料。政协为机关为召开各种会议所作的预算、计划及会计制度和财政部门的批复、银行对机关决算等文件不属会计的归档范围，应按照文书档案管理办法执行。

3、立卷方法。报表按年度、季度、月份分别组卷，帐簿按本组卷；凭证按时和原始凭证顺序另组卷。

照片。照片资料是政协活动客观的真实记载，是政协工作历史再现的如实反映。

照片立卷主要包括：原版底片、照片及文字说明材料等。

原底片。原底片是在形成过程中最初产生的底片，它是照片的最原始材料，也是照片档案中的重要部分。

照片。通过底片洗印照片，立卷时一定要使每张底片附有一张照片。

文字说明。照片的标题和文字说明，是整个照片档案的有机组成部分。它们之间是相辅相成、互不可缺、密不可分的整体。每张照片表现的形象都要用文字加以说明。文字说明要简洁、明了，有利用和保存价值。